第四階段辦公自動化平臺構想

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一、辦公自動化的發展階段

第三階段的辦公自動化是以工作流為中心。

即以網絡為基礎,強調協同工作。對內部各種消息的發布與傳遞、工作流的管理、檔案資料的管理、及于信息服務系統進行信息交互。用戶可以獲取和發布信息,通過遠程移動辦公,實現辦公活動不受時間和空間的限制,從而顯著地提高了工作效率和質量。

第四階段的辦公自動化是以知識管理為核心。

什么意思呢?

主要是在恰當的時間,將正確的知識傳給合適的人,讓他們采取最恰當的行動,以避免重復和錯誤。用戶關注的是如何充分得到分布在不同地方的知識。知識管理能夠提供豐富的學習功能與知識共享機制,確保每一個使用者都能隨時隨地根據需要向專家學習,學習現有知識,實現用戶在辦公自動化系統中的地位從被動向主動的方向轉變,從而在提升每個員工創造能力的基礎上,大大提高整體創新和應變能力。

二、圍繞知識管理核心設計辦公自動化平臺

以本單位為例,需要設計的一些協同辦公模塊。

1. 工作流模塊

  • 公文流轉。適合本單位組織架構和使用習慣的公文流轉流程。
  • 任務督辦。將任務分解給辦理單位,辦理單位按要求匯報進度。
  • 預算督辦。督辦各單位預算執行進度。
  • 請休假模塊。請休假申請與審批。
  • 出入境模塊。出入境申請與審批。
  • 采購管理。采購審批流程電子化。

2. 綜合事務管理

  • 會議管理。
  • 無紙化會議。
  • 人事管理。

3. 知識管理

  • 知識庫。整合歷代辦文系統數據,提供查詢服務。歷史庫、規劃庫等。
  • 數據查詢。如公文查詢、文件查詢等。
  • 文檔管理。比如公文文檔模板,業務模板(如建設用地批準書等),采購模板(如采購申請表)等。
  • 規章制度、政策文件。單位發布的一些政策規章查詢。
  • 文件柜/共享文件存儲。

4. 信息流

  • 工作動態。了解單位最新的工作動態。
  • 下載中心。如單位APP、VPN、一些操作手冊等等。

5. 文化

  • 黨建資料。
  • 掃黑除惡。
  • 廉政建設。
  • 領導講話。
  • etc

6. 個人

  • 日程。
  • 工作報告。
  • 便簽。
  • 通訊錄。

三、總結

工作流、信息流、知識管理、綜合事務管理、文化建設和個人幾大核心的合理設計,有效的模塊集成,強調系統整合。

隨時補充。

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